Loading...
Friday 27 December 2013

Sistem Penilaian Kinerja Pegawai dengan Metode Balance Scorecard

Abstrak
Kinerja pegawai merupakan sebuah hasil atau prestasi yang dipengaruhi oleh kegiatan operasional perusahaan yang dapat diukur untuk mengetahui tingkat keberhasilan suatu aktivitas kerja. Pengukuran kinerja pegawai memerlukan manajemen strategi yang tepat untuk mengevaluasi kinerja secara menyeluruh. Metode Balanced Scorecard (BSC) merupakan sistem manajemen strategis yang komprehensif, koheren dan seimbang yang menerjemahkan visi dan misi ke dalam tujuan dan ukuran operasional yang kemudian dipetakan dalam 4 perspektif yaitu perspektif keuangan (financial), perspektif pelanggan (customer), perspektif proses bisnis internal (internal business process), dan perspektif pembelajaran dan pertumbuhan (learning and growth). Dengan menerapkan metode ini dapat diketahui total skor Balanced Scorecard yang
menunjukkan kesempurnaan kinerja pegawai dan dari bobot masing-masing perspektif dapat ditinjau ulang kinerja-kinerja yang memiliki kontribusi skor terendah agar dapat mencapai target yang diharapkan.
Kata kunci: Sistem Penilaian Kinerja Pegawai, Balanced Scorecard.
1 Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Kemajuan di bidang teknologi informasi, telah membuka peluang bagi pendayagunaan informasi yang dapat membantu setiap orang atau instansi dalam menyelesaikan pekerjaannya dengan cepat dan tepat. Setiap instansi termasuk Politeknik Caltex Riau memiliki visi dan strategi perusahaan. Visinya yaitu diakui sebagai Politeknik unggul yang dapat bersaing secara global. Untuk menghadapi persaingan yang kompetitif, faktor yang harus diperhatikan adalah kinerja. Kinerja dalam suatu periode dapat dijadikan acuan perusahaan dalam menilai tingkat keberhasilan perusahaan. Oleh karna itu, dibutuhkan suatu sistem manajemen strategi yang dapat mengukur kinerja perusahaan agar mampu bersaing dan berkembang. Balanced Scorecard merupakan suatu sistem manajemen strategis yang komprehensif, koheren dan seimbang yang menerjemahkan visi dan misi ke dalam tujuan dan ukuran operasional. Metode Balance Scorecard mengukur suatu ukuran pekerjaan berdasarkan 4 perspektif yaitu keuangan (financial), pelanggan (customer), proses bisnis internal (internal business process), serta pembelajaran dan pertumbuhan (learning and growth). Dari pembahasan diatas, maka dibuatlah suatu sistem informasi analisa kinerja pegawai dengan menggunakan metode Balance Scorecard untuk meningkatkan kinerja perusahaan
dimana kinerja yang baik harus memiliki pengukuran kinerja yang tidak hanya mengandalkan aspek keuangan saja tetapi juga memperhatikan aspek non keuangan. Hasil pengukuran sistem dapat memudahkan management atas untuk mengevaluasi kinerja perusahaan sehingga dapat diketahui capaian target visi dan strategi perusahaan.
1.2 Tujuan
Adapun tujuan dari proyek akhir ini adalah :
1. Merancang sistem analisa pengukuran indikator kinerja Politeknik Caltex Riau dengan metode Balanced Scorecard.
2. Membantu manajemen atas untuk melihat rincian pencapaian indikator kinerja pegawai Politeknik Caltex Riau.
1.3 Perumusan Masalah
Proyek akhir ini memiliki beberapa perumusan masalah, antara lain:
1. Bagaimana merancang sistem pengukuran kinerja dengan metode Balanced Scorecard.
2. Bagaimana membangun sistem informasi analisa kinerja pegawai.
1.4 Batasan Masalah
Adapun batasan masalah dari proyek akhir ini adalah:
1. Sistem dibuat berbasis web.
2. Sistem dibuat dengan bahasa pemrograman PHP dan MySQL.
3. Sistem memiliki 3 level user yaitu admin, pegawai dan eksekutif.
4. Pegawai yang dimaksud adalah seluruh komponen Politeknik Caltex Riau yaitu dosen, staff administrasi, pegawai non-akademik, kepala prodi, UPT, asisten direktur, dan management atas.
5. Admin adalah pengelola data seluruh pegawai, dan pemeta sasaran strategi dari visi dan misi perusahaan.
6. Pembobotan perspektif Balanced Scorecard dan pembobotan sasaran strategi perusahaan adalah berdasarkan kesepakatan bersama setiap pihak perusahaan yang pengelolaannya merupakan tugas dari admin.
7. Eksekutif adalah user khusus management atas untuk melihat capaian hasil indikator kinerja setiap pegawai.
8. Yang dimasukkan ke sistem adalah kesepakatan kerja yang berisi rencana kerja dan indikator kinerja yang telah didiskusikan dan disepakati oleh pimpinan dan anggota di awal kesepakatan.
9. Sistem hanya menyangkut perhitungan pencapaian target indikator kinerja dan penerapan metode Balance Scorecard dengan pembobotan elemen kinerja.
10. Pegawai dapat membuat deskripsi dan indikator rencana kerja, menentukan target, dan mengevaluasi hasil kerja.
11. Pengelompokkan perspektif dan pembobotan dilakukan manual oleh admin.
1.5 Manfaat
Proyek akhir ini memiliki manfaat diantaranya sebagai berikut:
1. Memudahkan manajemen atas untuk mengevaluasi hasil kinerja pegawai berdasarkan capaian indikator kinerja.
2. Membuat penyusunan dan pengerjaan yang dilakukan pegawai menjadi lebih efektif dan tepat guna.

2. Tinjauan Pustaka
Manajemen strategi didefinisikan oleh manajemen atas dari visi dan misi perusahaan. Visi merupakan cita-cita masa depan yang ada dalam benak pendiri mewakili seluruh anggota perusahaan. Sedangkan misi adalah penjabaran secara tertulis mengenai visi agar visi menjadi mudah dimengerti atau jelas bagi seluruh staf perusahaan (Umar, 2001).[1] Sony Yuwono, Edi Sukatno dan Muhammad Ichsan (2002) mendefinisikan pengukuran
kinerja sebagai tindakan pengukuran yang dilakukan terhadap berbagai aktivitas dalam rantai nilai yang ada pada perusahaan. Hasil pengukuran tersebut kemudian digunakan sebagai umpan
balik yang akan memberikan informasi tentang prestasi pelaksanaan suatu rencana dan titik dimana perusahaan memerlukan penyesuaian-penyesuaian atas aktivitas perencanaan dan pengendalian.[3]
Balanced Scorecard (BSC) menerjemahkan visi dan misi organisasi ke dalam seperangkat ukuran yang menyeluruh yang memberikan kerangka kerja bagi pengukuran dan sistem manajemen strategis (Kaplan dan Norton, 1996).[4] BSC merupakan sistem manajemen strategis yang menerjemahkan visi dan strategi suatu organisasi kedalam tujuan dan ukuran operasional (Hansen dan Women, 2003).[5] Menurut Kaplan dan Norton (1996), tujuan dan ukuran operasional tersebut kemudian dinyatakan dalam empat perspektif yaitu keuangan, pelanggan, proses bisnis internal, serta
pembelajaran dan pertumbuhan.[4]

2.1 Teori Dasar
 Sistem Pendukung Keputusan Decision suport System  merupakan sistem informasi pada level manajemen dari suatu organisasi yang mengkombinasikan data dan model analisis canggih atau peralatan data analisis untuk mendukung pengambilan keputusan keputusan yang semi terstruktur dan tidak terstruktur (Hanif Al Fatta, 2007) Masalah semi semi terstruktur memiliki karakteristrik yang merupakan perpotongan dari masalah
terstruktur dan masalah terstruktur dan masalah tidak terstruktur. Dua sifat diantaranya adalah :
1. Beberapa bagian dari masalah terjadi berulang-ulang, sementara
2. Beberapa bagian dari masalah melibatkan subjectivitas manusia Bagian masalah yang bersifat terstruktur bisa ditangani dengan baik oleh aplikasi komputer yang dibangun untuk masalah tersebut, sementara bagian masalah yang bersifat tidak terstruktur ditangani oleh manusi pembuat keputusan (Julius Hermawan,2005)
2.2 Kinerja
a. Pengertian penilaian kinerja (Ambar Teguh Sulistyani, Rosidah,2009). Pada Prinsipnya penilaian kinerja merupakan cara pengukuran kontribusi-kontribusi dari individu dalam instansi yang dulakukan terhadap organisasi Nilai penting dari penilaian kinerja adalah menyangkut penentuan tingkat kontribusi individu atau kinerja yang di ekspresikan dalam menyelesaikan tugas-tugas yang menjadi tanggung jawabnya.
b. Tujuan penilaian kinerja
Adapun tujuan penilaian kinerja adalah sebagai berikut :
a. Untuk mengetahui ujuan dan sasaran manajemen dan pegawai
b. Memotivasi pegawai untuk memperbaiki kinerjanya
c. Mendistribusikan reward dari organiasi/Instansi yang yang dapat berupa penambahan gaji/upah dan
promosi yang adil
d. Mengadakan manajemen Penelitian Personalia
c. Manfaat Penilaian kinerja
Kontribusi hasil-hasil penilaian merupakan suatu yang sangat bermanfaat bagi perencanaan kebijakan-
kebijakan organisasi. Kebijakan-kebijakan organisasi dapat menyangkut aspek individual dan aspek
organisasional. Adapun secara terperinci manfaat penilaian kinerja bagi organiasasi adalah sebagai berikut :
a. Penyesuaian-penyesuaian kompensasi
b. Perbaikan kinerja
c. Kebutuhan pelatihan dan pengembangan
d. Pengambilan keputusan dalam penempatan promosi, mutasi, pemecatan, pemberhentian dan
perencanaan tenaga kerja
e. Untuk Kepentingan Penelitian pegawai
f. Membantu diagnosisi terhadap kesalahan desain pegawai Informasi penilaian kinerja tersebut oleh pimpinan dapat dipakai unutk mengelola kinerja pegawainya, dan mengungkapkan kelemahan kinerja pegawai sehingga manajer dapat menentukan tujuan maupun peringkat target yang harus diperbaiki. Tersedianya informasi kinerja pegawai, sangat membantu pimpinan dalam mengambil langkah perbikan program-program kepegawaian yang telah dibuat, maupun program-program organisasi secara menyeluruh.
3. Perancangan Pada laporan proyek akhir ini dibuat beberapa model perancangan sistem yang melibatkan perancangan Use Case Diagram, flowchart, dan Entity Relationship Diagram (ERD).



1.6 Pengujian dan Analisa
Visi dan misi Politeknik Caltex Riau (PCR) diterjemahkan kedalam sasaran strategi
yang kemudian dijabarkan dalam 4 perspektif BSC untuk menentukan indikator dan melakukan pengukuran dengan memperhatikan visi, misi, dan tujuan Politeknik Caltex Riau. 
Selanjutnya sebelum melakukan pengukuran, terlebih dahulu ditentukan bobot atau tingkat kepentingan organisasi terhadap masing-masing perspektif BSC dan sasaran strategis. Pembobotan dilakukan agar pengukuran kinerja memberikan indikasi yang lebih rinci dan
berhubungan langsung dengan kepentingan organisasi. Metode paired comparison dapat digunakan untuk menentukan bobot setiap indikator keempat perspektif balanced scorecard berdasarkan tingkat kepentingan organisasi terhadap masing-masing perspektif dan sasaran strategis . Langkah-langkah dalam pemberian bobot bagi masing-masing perspektif dan sasaran strategi adalah:
1. Melakukan perbandingan antar suatu unsur (perspektif dan sasaran strategi) dengan unsur lainnya yang disajikan dalam bentuk tabulasi (Tabel 5). Perbandingan dilakukan dengan diberikan nilai pada skala 1 dan 5. Nilai 1 berarti suatu unsur dianggap sama penting dibandingkan dengan unsur yang menjadi pembandingnya. Nilai 2 berarti suatu unsur dianggap tidak penting jika dibandingkan dengan unsur perbandingnya. Nilai 3 berarti suatu unsur dianggap dianggap memiliki tingkat sama penting dibanding dengan unsur yang lain. Nilai 4 berarti suatu unsur dianggap lebih penting dibandingkan dengan unsur pembandingnya. Sedangkan nilai 5 berarti suatu unsur sangat penting dibandingkan dengan unsur pembandingnya. Nilai yang dipertimbangkan kemudian diisikan pada sel Aij. Perbandingan kedua unsur yang sama tidak diberi nilai untuk sasaran yang hanya memiliki suatu ukuran, maka bobot dari ukuran tersebut disamakan dengan bobot dari sasarannya.
2. Memberikan nilai kebalikan dari perbandingn pada langkah satu untuk mengisi sel Aij misalnya nilai 1/4 untuk kebalikan dari nilai 4.
3. Menjumlahkan masing-masing unsur tiap baris dan tiap kolom kemudian menjumlahkan
hasilnya.

4. Melakukan perhitungan bobot untuk masing-masing unsur dengan cara membandingkan total nilai masing-masing unsur dengan jumlah total nilai, kemudian dikalikan 100%. Perhitungan nilai bobot dalam BSC :
Bobot Aij = ( Σ Ai / Σ Aij ) x 100%.......................................(1)
Tabel 4.1 Matrix Perbandingan Berpasangan
Setelah memperoleh pembobotan untuk masing-masing perspektif dan sasaran strategi, kemudian dilakukan pengukuran kinerja dengan BSC. Sebelum mengukur skor BSC nya. Pencapaian indikator = Hasil yang diperoleh pada periode (t) x 100% …..…….(2)
Target Skor BSC = Pencapaian Indikator x Bobot Indikator….………….(3) Selanjutnya dapat diketahui kinerja yang tercapai terhadap seluruh kinerja yang ada
dengan menghitung pencapaian kinerja indikator yang berhasil dengan syarat yaitu realisasi >= target, pencapaian target >= realisasi dan pencapaian target >= target. Jika suatu indikator memenuhi syarat diatas maka indikator tersebut dinyatakan berhasil.

3. Penutup
A. Kesimpulan
1. Sistem analisa kinerja pegawai ini berhasil dibangun sesuai manajemen kinerja milik pegawai Politeknik Caltex Riau dengan menggunakan metode Balanced Scorecard.
2. Metode Balanced Scorecard ini telah berhasil dirancang bangun dan diimplementasikan untuk membantu mengukur indikator kinerja pegawai secara terperinci.
3. Penerapan metode Balanced Scorecard di sistem ini digunakan untuk merancang sistem analisa pengukuran indikator kinerja dan mengukur pencapaian target kinerja untuk didapatkan skor Balanced Scorecard dari 4 perspektif terhadap indikator kinerja.
4. Penerapan metode Balanced Scorecard membuat manajemen mampu mengetahui sejauh mana kinerja yang telah dicapai oleh Politeknik Caltex Riau.



B. Saran
1. Menyajikan penjelasan terhadap arah kebijakan baru berdasarkan hasil kinerja yang telah terlampir di laporan rekapitulasi pegawai.
2. Menyajikan langkah lengkap berdasarkan buttom up dan top down bisnis proses PCR.

Daftar Pustaka
[1] Umar, H. (2001). Strategic Management in Action. PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.(buku)
[2] Yuwono, Sony., Sukatno, Edi., Ichsan, Muhammad. (2007). Petunjuk Praktis Penyusunan Balanced Scorecard Menuju Organisasi yang Berfokus pada Strategi. Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama. (buku) [3] Kaplan, R. S. dan David, P. Norton. (1996). Balanced Scorecard: Menerapkan Strategi Menjadi Aksi (Terjemahan). Jakarta : Erlangga. (buku)
[4] Hansen, Don R dan Mowen, Maryanne M. (2003). Manajemen Accounting, Six Edition. South Western, Amerika. (buku)


0 komentar:

Post a Comment

 
TOP